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Compliance

BDS Compliance | Der BDS wurde 1969 als Bundesverband gegründet und ging aus der Fusion seiner regionalen Vorgängerverbände hervor.

Wir sind Dienstleister | Seit jeher bekennt sich der BDS zu den Grundsätzen des freien und fairen Wettbewerbs.

Teaser Infoveranstaltung Compliance

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Mittwoch,  3. Mai 2017
14:00 Uhr – ca. 16:00 Uhr

MEDIAN Hotel Hannover – Lehrte
Zum Blauen See 3
31275 Lehrte
Tel.: 05132 829 00
http://median-hotel.de


Dienstag, 23. Mai 2017
14:00 Uhr – ca. 16:00 Uhr

Steinhof Duisburg
Düsseldorfer Landstraße 347
47259 Duisburg
Tel: 0203 72999984
www.steinhof-duisburg.de


Mittwoch, 31. Mai 2017
14:00 Uhr – ca. 16:00 Uhr

Hotel Ochsen
Hauptstraße 12
89188 Merklingen
Tel.: 07337 961 80
www.hotel-ochsen-merklingen.com

Rechtlich einwandfreies Verhalten im Geschäftsleben ist eine Grundvoraussetzung für den nachhaltigen Erfolg einer Unternehmung. Die Verpflichtung zur Compliance, also zur Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und von eigenen Maßstäben, wird von Unternehmen als existentiell wichtig angesehen. Die Sensibilisierung hierzu hat in den vergangenen Jahren stark zugenommen, ebenso die Anzahl an Mitarbeiterschulungen.

In dieser Veranstaltungsreihe sollen die Teilnehmer dafür sensibilisiert werden, wo die Grenzen zwischen einem guten Miteinander liegen und ab welchem Umfang zum Beispiel Einladungen und Zuwendungen kritisch angesehen werden können.

Darüber hinaus wird vorgestellt, wie man sich bei verbandlichen Sitzungen verhalten sollte: Welche Themen können bedenkenlos behandelt werden und welche sind von vornherein auszuklammern?
Grundlage hierfür ist der im vergangenen Jahr erschienene BDS-Compliance Leitfaden. Ebenso werden Dos und Don´ts formuliert und den Teilnehmern in Kartenform überreicht.

Für Fragen ist ausreichend Zeit eingeplant. Im Anschluss an die Veranstaltung erhält jeder Anwesende ein Teilnahmezertifikat.

Eingeladen sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Mitgliedsunternehmen des BDS, insbesondere die Unternehmensvertreter, die regelmäßig BDS-Veranstaltungen wie Seminare, Kongresse und Regionalkreistreffen besuchen.

Die Teilnahme ist kostenlos, bitte melden Sie sich jedoch rechtzeitig an, da die Teilnehmerplätze begrenzt sind.

In dieser Veranstaltung informiert der Bundesveband Deutscher Stahlhandel über das richtige Verhalten im geschäftlichen Umgang mit Kunden, Lieferanten und Wettbewerbern. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der wettbewerbsrechtlich einwandfreien Durchführung von verbandlichen Treffen.

Referentin ist Rechtsanwältin Dr. Almut Riemann, Partner bei Henseler & Partner Rechtsanwälte mbB, Düsseldorf.

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Bitte beachten Sie:
Diese Infoveranstaltung ist exklusiv BDS-Mitgliedsunternehmen vorbehalten.


 

Compliance Leitfaden

Stand: 02.02.2016

Der BDS wurde 1969 als Bundesverband gegründet und ging aus der Fusion seiner regionalen Vorgängerverbände hervor. Seit jeher bekennt sich der BDS zu den Grundsätzen des freien und fairen Wettbewerbs.
Im Jahr 2004 bekam der Verband die Rechtsform einer Handelsgesellschaft. Der heutige BDS sieht seine Rolle durch sein dreiteiliges Geschäftsmodell Kommunikation, Research und Berufsbildung. In diesen Geschäftsfeldern stellt der BDS seinen rund 400 Mitgliedsunternehmen umfangreiche Dienstleistungen, Analysen und Fortbildungsangebote zur Verfügung. Insoweit versteht sich der BDS als Servicedienstleister für diejenigen Aufgaben, die ein einzelnes Unternehmen in der Regel nicht leisten kann.
Den vorliegenden Compliance-Leitfaden hat das oberste Entscheidungsgremium des BDS, der BDS-Vorstandsrat, in seiner Sitzung am 2. Februar 2016 verabschiedet. Dieser Leitfaden ist die konsequente Weiterentwicklung des BDS-Leitfadens „Kartellrecht“ von Mai 2008, dessen Geltung als verbandlicher Verhaltenskodex des BDS fortgeschrieben und vertieft wird.

(1) Alle Personen, die für den BDS tätig sind, müssen alle für ihre Tätigkeit einschlägigen Gesetze und Vorschriften sowie die internen Anweisungen und Richtlinien des Verbandes sowie diesen Leitfaden beachten. Die Unkenntnis des Einzelnen1 über die Existenz und Reichweite gesetzlicher Vorschriften schützt nicht vor den negativen Konsequenzen rechtswidrigen Handelns. In Zweifelsfällen sollte Rechtsrat hinzugezogen werden.

(2) Alle Personen, die für den BDS tätig sind, sind im Sinne dieses Leitfadens dazu gehalten, das Ansehen und die Vertrauenswürdigkeit des Verbandes und seiner Mitglieder zu wahren. Sie sind verpflichtet, sich in ihrem Arbeitsumfeld redlich und fair, mit Anstand und Integrität zu verhalten.

(3) Ein Verstoß gegen diesen Leitfaden hat rechtliche Konsequenzen, wenn eine nicht unerhebliche Verletzung der vertraglichen Pflichten vorliegt. Ferner können strafrechtliche Sanktionen drohen, wenn die Verletzung der in dem Leitfaden aufgeführten Verhaltensregeln zugleich einen Straftatbestand darstellt.

Der BDS legt höchsten Wert darauf, dass das Kartellrecht bei jeder Verbandsaktivität ausnahmslos beachtet wird.

Dieser Compliance-Leitfaden dient insbesondere auch der Vorbeugung von kartellrechtlichen Verstößen des BDS sowie von Mitgliedern des BDS auf BDS-Veranstaltungen. Daher wird dieser Compliance-Leitfaden begleitet von kartellrechtlichen Schulungen sowie der Einbeziehung qualifizierten Rechtsrats, wenn Zweifel an der kartellrechtlichen Rechtmäßigkeit einer Maßnahme in der Verbandsarbeit auftreten.

a) Kartellrechtliche Vorgaben
§ 1 GWB und Art. 101 AEUV verbieten Vereinbarungen zwischen Unternehmen, Beschlüsse von Unternehmensvereinigungen (z.B. Verbänden) und aufeinander abgestimmte Verhaltensweisen, die zu einer relevanten Wettbewerbsbeschränkung führen oder diese zum Ziel haben (Kartellverbot). Kartellrechtliche Verstöße sind mit schwerwiegenden Sanktionen belegt. Verstöße können dabei nicht nur durch Vereinbarungen oder Entscheidungen sondern auch durch abgestimmte Verhaltensweisen begangen werden. Abgestimmtes Verhalten ist eine Form der Koordinierung zwischen Unternehmen, die zwar noch nicht bis zum Abschluss eines Vertrages im eigentlichen Sinne gediehen ist, jedoch bewusst eine praktische Zusammenarbeit an die Stelle des mit Risiken verbundenen Wettbewerbs treten lässt. Kartellrechtliche Verstöße aller Art sind unter allen Umständen zu vermeiden.

b) Veranstaltungen
Vertreter des BDS sowie Teilnehmer sind verpflichtet, sich bei allen Veranstaltungen des BDS unbedingt und ohne Ausnahme an kartellrechtliche Vorgaben zu halten.
Tätigkeiten des BDS, wie z.B. von ihm organisierte Verbandstreffen, Besprechungen, etc. dienen nicht der Schaffung oder Förderung von Gelegenheiten, zwischen den Mitgliedsunternehmen wettbewerbsrelevante Themen zu erörtern oder gar Absprachen zu treffen. Der BDS wird derartige Verhaltensweisen nach Kräften unterbinden. Bei allen Verbandsaktivitäten sind die nachfolgenden Verhaltensmaßstäbe stets zu beachten.
Zwischen konkurrierenden Unternehmen dürfen keine Informationen ausgetauscht, Diskussionen formeller oder informeller Art geführt oder Vereinbarungen getroffen werden, insbesondere bezüglich:
– Preisstrategie, Preisgestaltung und zukünftigen Marktverhaltens der beteiligten Unternehmen;
–  individueller Rabatte, Gutschriften und Kreditbedingungen;
– individueller Verkaufs- und Zahlungsbedingungen;
– individueller Herstellungs- oder Absatzkosten, Unternehmenszahlen zu Bezugskosten, Lagerbeständen, Produktion, Verkäufen etc.;
– Produktionsmengen, Produktionsdrosselungen, Begrenzung der Marktversorgung mit einem Produkt;
– Beziehungen zu einzelnen Lieferanten oder Abnehmern, insbesondere dann, wenn dies dazu führen könnte, dass diese vom Markt verdrängt würden;
– „schwarzer Listen“ oder Boykotte von Wettbewerbern, Kunden oder Zulieferern;
– Aufteilung von Märkten oder Bezugsquellen, egal ob räumlich oder nach Abnehmern;

Das Kartellrecht ist dabei schon bei der Vorbereitung einer verbandlichen Veranstaltung zu beachten. Tagesordnungen, Sitzungsunterlagen und spätere Protokolle werden daraufhin überprüft, ob keine kartellrechtlich bedenklichen Themen enthalten sind oder insofern missverstanden werden könnten.

Während der Veranstaltungen hat der Sitzungsleiter kartellrechtlich bedenkliche Äußerungen zu unterbinden. Falls Uneinigkeit über die Zulässigkeit eines Beitrags oder einer Diskussion besteht, ist die Erörterung über dieses Thema auszusetzen und zu vertagen, bis die kartellrechtliche Unbedenklichkeit geklärt ist. Der Vorgang ist entsprechend zu protokollieren. Falls die Diskussion trotz Einschreitens fortgesetzt wird, ist die Veranstaltung abzubrechen und dies entsprechend zu protokollieren. Die einzelnen Teilnehmer haben die Verpflichtung, den Sitzungsraum zu verlassen und dies ins Protokoll aufnehmen zu lassen.
Für alle Teilnehmer an Verbandssitzungen gilt: Das Risiko eines Kartellrechtsverstoßes wird nicht dadurch ausgeschlossen, dass sie sich an etwaigen Absprachen nicht beteiligen oder lediglich den Sitzungsraum verlassen. Vielmehr verlangt das Gesetz, dass sie sich aktiv von dem kartellrechtswidrigen Verhalten distanzieren und dies auch nachweisen können (zum Beispiel durch protokollierten Widerspruch).
Der Sitzungsleiter wird ein Sitzungsprotokoll kurz und unmissverständlich abfassen.
Die Wettbewerbsregeln gelten auch bei Gesprächen im Umfeld einer Verbandssitzung (zum Beispiel bei einer Kaffeepause).

c) Marktinformationsverfahren
Der BDS wird unter keinen Umständen Informationen über die Marktaktivität seiner Mitglieder weiter geben oder veröffentlichen, soweit er solche überhaupt erhält.
Der BDS stellt seinen Mitgliedern Informationen aus Marktstudien und Marktinformationsverfahren zur Verfügung. Marktinformationsverfahren, insbesondere Statistiken, dienen der systematischen Beschaffung, Auswertung und Weitergabe von marktrelevanten Informationen unter Wettbewerbern. Der BDS hält sich dabei an die entsprechenden kartellrechtlichen Vorgaben wie insbesondere die nachfolgend genannten.
– Verboten sind insbesondere: Identifizierende Verfahren, die Rückschlüsse auf Einzelheiten individueller Geschäftsabschlüsse oder das Marktverhalten einzelner Unternehmen ermöglichen.
– Unkritisch ist insbesondere: Sammlung, Aufbereitung und Rückmeldung von allgemein zugänglichen Daten.
– Problematisch sind Verfahren, die identifizierend wirken könnten. In derartigen problematischen Fällen hat eine Einzelfallbeurteilung zu erfolgen, nach
– Art der ausgetauschten Informationen: Kritisch: individuelle Preise oder Kombination von Höchst- und Mindestpreisen mit Mengenangaben,
– Aktualität der Daten,
– Struktur der Daten: Kritisch:
– weniger als fünf unabhängige Teilnehmer oder wenige Teilnehmer mit großem Marktanteil,
– zu große Gliederungstiefe nach Erzeugnisgruppen
oder
– zu geringe Anzahl von Geschäftsabschlüssen (weniger als zehn).
Besondere Vorsicht ist geboten, wenn nur wenige Anbieter auf dem betroffenen Markt tätig sind (oligopolistische Strukturen) oder weitere Informationsquellen existieren (zum Beispiel Studien von Marktforschungsinstituten oder statistische Daten), die mit den Verbandsinformationen kombiniert werden können.

d) Verbandsempfehlungen
Eine Verbandsempfehlung ist eine Erklärung, durch die ein Verband ausdrücklich oder konkludent seinen Mitgliedern etwas als für sie gut oder vorteilhaft bezeichnet und es ihnen deshalb anrät, nahelegt oder vorschlägt.
Derartige Empfehlungen sind vorab auf ihre rechtliche Zulässigkeit zu klären. Sie sind bedenklich, wenn damit eine Umgehung des Kartellverbots durch abgestimmtes Verhalten bewirkt wird oder werden soll.

Empfehlungen sind insbesondere dann unzulässig, wenn sie den Mitgliedern ein bestimmtes Verhalten im Wettbewerb nahelegen, das – wäre es Gegenstand einer direkten Vereinbarung zwischen diesen – gegen das Kartellverbot verstoßen würde. Dabei ist es unerheblich, ob die Empfehlung als unverbindlich bezeichnet wird, zu ihrer Durchsetzung wirtschaftlicher, gesellschaftlicher oder sonstiger Druck angewendet wird oder ob die Mitgliedsunternehmen sie auch tatsächlich befolgen.
Unkritisch sind lediglich Äußerungen, die sich auf die Übermittlung von (auch kritischen) Tatsachen beschränken und die daraus zu ziehenden Schlussfolgerungen den Mitgliedern überlassen.

e) Schulung und Dokumentation
Der Vorstand stellt sicher, dass sämtliche Mitarbeiter mindestens einmal jährlich über das Thema „Kartellrecht und Verbandsarbeit“ informiert werden. Der Vorstand übernimmt die Koordination und erstellt eine entsprechende Dokumentation.

Alle Personen, die für den BDS tätig sind, sind zur Verschwiegenheit bei allen internen vertraulichen Angelegenheiten des Verbandes sowie bei allen vertraulichen Informationen von oder über die Mitgliedsunternehmen verpflichtet.

Vertraulich sind all diejenigen Informationen, die als solche gekennzeichnet sind oder von denen die betreffende Person weiß oder wissen muss, dass sie nicht öffentlich bekannt sind und auch nicht bekannt gemacht werden sollen wie z. B. Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse. In Zweifelsfällen ist immer von einer Nichtweitergabe auszugehen. In diesen Fällen ist der Vorstand zu informieren. Er entscheidet über das weitere Vorgehen.

Alle Personen, die für den BDS tätig sind, sind verpflichtet, mit vertraulichen Informationen sorgsam umzugehen, indem sie insbesondere
– Datenbestände an ihrem Arbeitsplatz gegen unberechtigte Zugriffe Dritter schützen;
– Abschriften oder Kopien nur für den dienstlichen Gebrauch anfertigen;
– ihren Datenbestand auf das Wesentliche beschränkt halten;
– Gespräche über vertrauliche Mitglieder- und Verbandsangelegenheiten in der Öffentlichkeit vermeiden;
– in keinem Fall Mitglieder- oder Firmeninformationen für eigene Zwecke missbrauchen.

Vertraulich erlangte, nicht öffentliche Mitgliederinformationen können im Einzelfall börsenrelevant sein und damit Insiderinformationen darstellen. Nach § 14 WpHG sind Insidergeschäfte verboten und als Straftat oder Ordnungswidrigkeit verfolgbar.

Alle Personen, die für den BDS tätig sind, sind verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten und insbesondere aktiv dazu beizutragen, dass personenbezogene Daten zuverlässig gegen unberechtigte Zugriffe gesichert werden. Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet und genutzt werden, soweit dies für einen genau definierten Zweck zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

(1) Bei jeder Art der Kommunikation, gleich ob schriftlich (Brief, E-Mail, Fax, etc.) oder mündlich, ist stets eine korrekte Umgangsform zu wahren, so dass sie im Bedarfsfall auch Dritten (z. B. Behörden, Gerichten) vorgelegt werden kann. Jede Art der Kommunikation hat sachlich, korrekt und professionell zu erfolgen.
(2) Alle Verlautbarungen des Verbandes müssen wahrheitsgemäß, verständlich, zeitnah und korrekt sein.
(3) Der Verband achtet die professionelle Unabhängigkeit von Journalisten und Medien und zahlt für Print, TV und Rundfunk kein Entgelt für Veröffentlichungen redaktioneller Beiträge.
(3) Die Mitgliedsunternehmen haben Anspruch darauf, die Arbeitsergebnisse des Verbandes und seinen fachlichen Rat unmittelbar, umfassend und zeitnah zu erhalten.
(4) Private Meinungsäußerungen zu verbandsrelevanten Themen sind als solche kenntlich zu machen. Verbandsschädigende Äußerungen sind dabei zu unterlassen. Die nicht dienstliche Verwendung dienstlicher Arbeitsergebnisse des Verbandes ist untersagt.

(1) Geschenke und andere Begünstigungen (z. B. Bewirtungen) müssen sozialadäquat sein. Sie dürfen von ihrer Art und ihrem Wert her nicht das überschreiten, was für den jeweiligen Anlass und mit Blick auf die Funktion und die berufliche Position der Beteiligten üblich und angemessen ist. Dies gilt gleichermaßen für verbandsinterne Zuwendungen (z. B. Geschenke an ausscheidende Funktionsträger) wie für verbandsexterne Zuwendungen (z. B. Bewirtung im Rahmen einer Verbandsveranstaltung).

(2) Die Gewährung von Geschenken und anderen Zuwendungen an Amtsträger hat zu unterbleiben.

(3) Keine Person, die für den BDS tätig ist, darf Bestechungsgelder anbieten, gewähren oder selbst entgegennehmen. Bestechung und Bestechlichkeit sind Straftaten, und zwar sowohl das Angebot eines Vorteils für die Vornahme einer rechtswidrigen Diensthandlung durch einen Amtsträger (vgl. §§ 331 StGB) als auch Tätigkeiten des Verbands im geschäftlichen Verkehr (vgl. § 299 StGB). Einladung von Gutachtern, Rechtsanwälten, IT-Unternehmen etc., die mit dem Verband in geschäftlichen Kontakt treten oder den Kontakt intensivieren wollen, dürfen den Rahmen des sozial Üblichen nicht überschreiten.

(4) Der Abschluss von Waren- oder Dienstleistungsverträgen erfolgt ausschließlich durch die hierzu intern berechtigten Personen.

Der Verband erwartet von seinen Mitarbeitern und Organen, dass sie die persönliche Würde, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen achten. Der Verband arbeitet mit Individuen verschiedener ethnischer Herkunft, Kultur und Religion unabhängig von Rasse, Alter, Behinderung, Hautfarbe, sexueller Identität, Weltanschauung und Geschlecht zusammen und lehnt jegliche Diskriminierung bezüglich dieser vorgenannten Merkmale ab.

(1) Sämtliche für die Geschäftstätigkeit des Verbands bedeutsamen und dem Transparenzgebot sowie der allgemeinen Rechenschaftspflicht gegenüber den Mitgliedern unterliegenden Vorgänge (Sitzungsprotokolle, Sitzungsunterlagen, Vermerke, Positionspapiere, externe Geschäftskorrespondenz etc.) werden sicher und jederzeit wiederauffindbar archiviert.

(2) Rechtlich relevante Dokumente (Verträge etc.) werden schriftlich abgeschlossen und ordnungsgemäß aufbewahrt. Der Abschluss und die Auflösung von Verträgen insbesondere mit externen Dienstleistern einschließlich von Arbeitsverträgen müssen transparent, sachlich begründet und objektiv nachvollziehbar sein. Sie müssen von einer intern hierfür berechtigten Person unterzeichnet werden.

(3) Sämtliche für die finanzielle Rechenschaft, Besteuerung und ordnungsgemäße Buchhaltung relevanten Unterlagen (Buchungsbelege etc.) werden geordnet und entsprechend den rechtlichen, insbesondere auch daraus erwachsenden zeitlichen Vorgaben sorgsam aufbewahrt.

Zu den Vermögenswerten des Verbandes gehören nicht nur Sachwerte / Eigentum, sondern auch immaterielle Güter (geistiges Eigentum einschl. Softwareprodukte). Alle Personen, die für den BDS tätig sind, sind für den Schutz dieser Unternehmenswerte verantwortlich. Die Unternehmenswerte dürfen nur für zulässige Verbandszwecke, keineswegs für rechtswidrige Zwecke benutzt werden.

Der Vorstand ist für die Einhaltung und Umsetzung der Compliance-Richtlinien verantwortlich. Er wird regelmäßig von externen Compliance-Experten zum Thema Compliance geschult.

Der Vorstand trägt dafür Sorge, dass die weiteren Organe und Mitarbeiter des BDS mit dem Inhalt des Leitfadens vertraut sind und die für sie geltenden Regeln und Verhaltensgrundsätze beachten. Vom Verband beauftrage externe Dritte werden vertraglich auf die Einhaltung dieses Leitfadens verpflichtet.

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